Mail Server Operation

บริการ hosting คือบริการทาง Internet อย่างหนึ่งซึ่งเป็นการให้เช่าพื้นที่บน server แก่ลูกค้าที่ใช้บริการ web hosting คือบริการให้เช่าพื้นที่สำหรับทำเว็บไซต์ ส่วน email hosting คือบริการให้เช่าพื้นที่สำหรับใช้บริการด้านอีเมลเช่น รับส่งอีเมล จัดการรายชื่อผู้ติดต่อ จัดการ mailing list จัดการปฎิทิน เป็นต้น

Mail Server บางระบบเช่น G Suite และ Microsoft 365 นอกจากเป็นระบบให้บริการด้าน email แล้วยังมี app ต่างๆ มากมายที่ช่วยเพิ่ม productivity ในการทำงานและช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายมากยิ่งขึ้น เช่นระบบแก้ไขเอกสารพร้อมกันแบบ real time และระบบประชุมได้จากทุกที่ เป็นต้น

Woman checking her email in a meeting

จริงๆ แล้วเมื่อเราใช้บริการ web hosting ทั่วๆ ไปเราก็สามารถใช้งานอีเมลได้ แต่จะเจอกับข้อจำกัดหลายอย่าง เพราะระบบ server ที่ให้บริการเว็บโฮสติ้งไม่ได้ถูกออกแบบมาสำหรับให้บริการด้าน email โดยเฉพาะ เช่น web server มี IP เดียวถูกแชร์ระหว่างลูกค้าใน server เดียวกันหลายคน ทำให้ IP ติด blacklist ได้ง่าย และด้วยเหตุผลนี้ผู้ให้บริการโฮสติ้งส่วนใหญ่จะจำกัดให้ลูกค้าแต่ละคนส่งอีเมลได้วันละไม่กี่ร้อยฉบับต่อวันเท่านั้น อีกทั้งระบบป้องกันไวรัสและกรองสแปมในระบบเว็บโฮสติ้งก็เป็นเพียงแค่ระบบพื้นฐานเท่านั้น จึงเจอกับปัญหา email ขยะค่อนข้างบ่อย

หากลูกค้าให้ความสำคัญกับการติดต่อธุรกิจทางอีเมล ขอแนะนำให้ใช้บริการ email hosting แยกจาก web hosting อีกที เพราะเป็นระบบ mail server ที่ให้บริการด้านอีเมลโดยตรง สำหรับเรื่อง email แล้วระบบ email hosting จะเหนือกว่า hosting ทั่วไปในหลายๆ ด้าน เช่นเป็นระบบ server ที่ใช้ outbound servers IP จำนวนมากและเวลาส่งอีเมล IP เหล่านี้จะถูกหยิบมาใช้งานสลับกันแบบ round robin ทำให้แทบไม่มีปัญหาเรื่อง IP ติด blacklist จึงทำให้อัตราการส่งอีเมลสำเร็จหรือ deliverability rate สูงถึง 99.99% ซึ่งมากกว่าในระบบ hosting ทั่วไปเยอะ จึงหมดปัญหาด้านการรับส่งอีเมล และด้วยเหตุผลนี้จึงทำให้ quota ในการส่งอีเมล (email sending limits) ของบริการ email hosting มากกว่า โดยทั่วไปผู้ให้บริการ email hosting จะให้ส่งได้ประมาณ 2,000-3,000 ฉบับต่อวัน ซึ่งมากกว่าโควต้าของระบบเว็บโฮสติ้งหลายเท่า

จุดเด่นอีกข้อของระบบ email hosting คือมีระบบ anti-virus และ spam protection ที่เหนือกว่าในระบบของเว็บโฮสติ้งทั่วไปมาก โดยเฉพาะใน G Suite ซึ่งกรองสแปมด้วย AI ที่ฉลาด ทำให้หมดปัญหาเรื่องไวรัสและอีเมลขยะกวนใจ

สรุปได้ว่าหากคุณให้ความสำคัญในการติดต่อลูกค้าหรือติดต่องานทางอีเมลคุณควรเช่าบริการ email hosting แยกจาก web hosting อีกทีเพื่อให้ไม่พลาดทุกการติดต่อสำคัญ